大学生必携！ファイル添付メールの書き方＆フル例文集

大学生活では、レポート提出やゼミ資料の送付など、メールでファイルを添付する機会が多くあります。

しかし、「どんな件名にすれば良いか」「本文の書き方は正しいか」と迷う学生も少なくありません。

この記事では、教授や事務局に安心して送れるメールの書き方を、具体例文とともに徹底解説します。ショート版とフルバージョンの例文を用意しているので、すぐに使えるテンプレートとしても活用可能です。

さらに、添付忘れや形式のトラブルを防ぐチェックリストや、印象をアップさせる文章の工夫も紹介。これを読めば、大学でのメール送信がぐっとスムーズになり、相手に伝わるメールを書けるようになります。

大学でメールにファイルを添付するときの基本マナー
大学生向け｜シーン別メール添付の例文集【完全版】
意外と多い！メール添付のNGマナーとその理由
丁寧で印象の良いメールに見せる5つのコツ
ファイルを送れないときの代替方法と例文
まとめ：大学でのメールは「読み手への気づかい」で差がつく

大学でメールにファイルを添付するときの基本マナー

大学で教授や事務局にメールを送るとき、添付ファイルの扱い方ひとつで印象が変わります。

この章では、送信前に確認すべき3つの基本と、失礼にならないメールの基本構成を整理します。

添付前に確認すべき3つの基本（ファイル名・容量・形式）

メールにファイルを添付する前に、次の3点をチェックしておくと安心です。

確認項目	ポイント
ファイル名	誰が見ても内容が分かるようにする（例：「経済学概論_レポート_山田太郎.pdf」）
容量	10MB以下を目安に。大きい場合はZIP圧縮を検討。
形式	PDF・Word・Excelなど、相手が開ける一般的な形式を選ぶ。

この3つを整えておくだけで、教授への信頼度はぐっと上がります。

添付忘れを防ぐ方法とチェックリスト

本文を書いたあとに添付しようとすると、うっかり忘れてしまうことがあります。

おすすめは、メール本文を書く前にファイルを添付しておくことです。

チェック項目	確認内容
添付ファイルの有無	送信前に「添付ファイル一覧」を必ず確認。
本文の明記	「〜を添付いたしました」と明記する。
再確認	ファイル名と本文で内容が一致しているか確認。

本文にファイルの説明を書かないまま送るのはNGです。

メールを受け取った相手が「これは何のファイル？」と迷わないように心がけましょう。

教授や事務局に伝わるメールの書き方の基本構成

メール本文には、次の4つの要素を入れると自然で丁寧に見えます。

要素	内容
宛名	「○○先生」「○○大学事務局御中」など。
名乗り	「○○大学○○学部△年の山田太郎です。」
本文	「〜を添付いたしましたのでご確認ください。」
署名	学籍番号・氏名・メールアドレスを明記。

この構成を守ることで、誰にでも伝わるクリアなメールが書けます。

次の章では、実際にそのまま使える「例文テンプレート集」を紹介します。

大学生向け｜シーン別メール添付の例文集【完全版】

ここからは、大学でよくあるシーン別に、メール本文の例文を紹介します。

各例文は「ショート版」と「フルバージョン版」を用意しているので、そのまま送信できるテンプレートとして使えます。

教授へのレポート提出メール例文

ショート版：レポート提出時に必要な基本的な文面です。

件名：経済学概論レポート提出（○○大学 ○○学部山田太郎）

○○先生
お世話になっております。○○大学○○学部1年の山田太郎です。
経済学概論のレポートを添付いたしましたので、ご確認ください。
よろしくお願いいたします。

フルバージョン：署名やファイル名まで明記した完全テンプレートです。

件名：経済学概論レポート提出（○○大学 ○○学部山田太郎）

○○先生

お世話になっております。○○大学○○学部1年の山田太郎です。
経済学概論のレポートを提出いたします。添付ファイルにてお送りいたしましたので、ご確認いただけますと幸いです。

ファイル名：経済学概論_レポート_山田太郎.pdf

お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

――――――――――――――
山田太郎
○○大学 ○○学部
学籍番号：12345678
メール：example@univ.ac.jp
――――――――――――――

ゼミ担当教員への発表資料送付メール例文

ショート版：

件名：ゼミ発表資料送付（○○ゼミ山田太郎）
○○先生
お世話になっております。○○ゼミの山田太郎です。
明日の発表資料を添付いたしました。内容に不備等ございましたらご指摘ください。
よろしくお願いいたします。

フルバージョン：

件名：ゼミ発表資料送付（○○ゼミ山田太郎）

○○先生

お世話になっております。○○ゼミの山田太郎です。
明日のゼミ発表に使用する資料を添付にて送付いたします。内容に不備等ございましたらご指摘ください。
ファイル名：ゼミ発表資料_山田太郎.pptx
何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――
山田太郎
○○大学 ○○学部
学籍番号：12345678
メール：example@univ.ac.jp
――――――――――――――

大学事務局への書類提出メール例文

ショート版：

件名：各種申請書の提出（○○学部山田太郎）
○○大学事務局御中
お世話になっております。○○学部○年の山田太郎です。
各種申請書を添付いたします。ご確認よろしくお願いいたします。

フルバージョン：

件名：各種申請書の提出（○○学部山田太郎）

○○大学事務局御中

お世話になっております。○○学部○年の山田太郎です。
各種申請書を添付ファイルにて送付いたします。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
ファイル名：証明書申請書_山田太郎.pdf
不備等がございましたら、ご連絡いただけますと幸いです。

――――――――――――――
山田太郎
○○大学 ○○学部
学籍番号：12345678
メール：example@univ.ac.jp
――――――――――――――

友人・先輩への資料共有メール例文（カジュアル）

ショート版：

件名：ゼミ資料送付（山田太郎）
○○さん
ゼミ資料を添付しました。確認してね。

フルバージョン：

件名：ゼミ資料送付（山田太郎）

○○さん

お疲れさまです。山田太郎です。
明日のゼミで使用する資料を添付しました。内容を確認して、何か意見があれば教えてください。
ファイル名：ゼミ資料_山田太郎.pdf
よろしくお願いします。

意外と多い！メール添付のNGマナーとその理由

メールでファイルを送る際に、意図せず失礼に見えてしまう行動があります。この章では、よくあるNG行為とその改善方法を解説します。

件名があいまいなときのNG・OK比較

件名が曖昧だと、受信者は内容をすぐに判断できません。

NG例	OK例
「レポート提出です」	「経済学概論レポート提出（○○大学 ○○学部山田太郎）」
「こんにちは」	「ゼミ発表資料送付（○○ゼミ山田太郎）」

件名はメールの第一印象です。何のためのメールか一目で分かるようにしましょう。

「添付忘れ」や「誤送信」を防ぐ文面テクニック

本文で「添付しました」と書いても、実際にファイルを添付していないと再送をお願いする手間が発生します。

防止策：

メール本文を書く前にファイルを添付
送信前に添付一覧を必ず確認
本文中で「添付ファイル名」を明記

この3ステップで添付忘れを大幅に減らせます。

パスワード付きファイルを安全に送るマナー

セキュリティのためにパスワード付き圧縮ファイルを送る場合、同じメールにパスワードを記載してはいけません。

推奨方法：

ファイルを圧縮して添付
パスワードは別の手段で通知（口頭や別メール）

同じメールにパスワードを書くと安全性が下がり、相手に迷惑をかける可能性があります。

以上のNG例を意識するだけで、受信者にとって読みやすく、信頼されるメールに近づきます。

丁寧で印象の良いメールに見せる5つのコツ

メールの内容が正しくても、文章の見せ方次第で印象が変わります。この章では、簡単に実践できる5つのポイントを紹介します。

一文を短くして誤解を防ぐ

長い文章は読み手を迷わせやすく、重要な情報が埋もれてしまいます。

ポイント：

一文は50文字前後を目安に区切る
「〜いたしました」「〜送付いたします」と具体的な動作を明記

文章が短く整理されると、相手に意図がすぐ伝わります。

送信前チェック3ステップ（例文付き）

送信前に必ず確認すべき3つのステップです。

ステップ	確認内容
添付ファイル	正しいファイルが添付されているか
件名・本文	誤字脱字や文章の不明瞭な箇所はないか
宛先	メールアドレスや敬称が正しいか

このチェックをルーティン化するだけで、送信ミスを大幅に減らせます。

署名テンプレートと整え方の見本

署名は相手が学生を特定しやすくするために重要です。整えることでメールの印象もアップします。

項目	例
氏名	山田太郎
所属	○○大学 ○○学部
学籍番号	12345678
メールアドレス	example@univ.ac.jp

署名が整っているだけで、信頼感がぐっと高まります。

簡潔かつ誤解のない文章を書くコツ

文章を簡潔にすることで、読み手は内容をすぐ理解できます。

コツ：

重要な情報は箇条書きで整理
曖昧な表現は避ける（例：「よろしくお願いします」だけでなく、何に対してか明記）
冒頭で目的を簡単に伝える

相手への配慮を忘れない

文章の丁寧さは、相手への思いやりを示すサインです。

具体例：

「お忙しいところ恐れ入りますが」と一言添える
返信や確認をお願いする場合は、柔らかい表現で
不要な装飾や強調は避け、読みやすさ優先

ファイルを送れないときの代替方法と例文

メールでファイルを送ろうとしても、容量が大きすぎたり形式が合わない場合があります。この章では、安全でスマートな代替方法とその例文を紹介します。

容量オーバー時に使える「クラウド共有メール」例文

ファイルが大きくメールで送れない場合は、GoogleドライブやOneDriveなどのクラウドサービスを使うのが便利です。

例文：

件名：ゼミ発表資料（クラウド共有リンク）送付
○○先生
お世話になっております。○○ゼミの山田太郎です。
資料が容量の関係でメールに添付できなかったため、クラウドリンクからご確認ください。
リンク：https://example.com
よろしくお願いいたします。

ファイル形式が開けないときの再送例文

受信者の環境で開けない場合は、別の形式に変換して再送します。

例文：

件名：ゼミ発表資料の再送（○○ゼミ山田太郎）
○○先生
先ほど送付した資料の形式に不都合があったため、別形式（PDF）にて再送いたします。
ファイル名：ゼミ発表資料_山田太郎.pdf
ご確認のほどよろしくお願いいたします。

教授に再送をお願いする場合の丁寧な言い回し

万が一、添付ミスや送信エラーで再送が必要な場合は、丁寧な表現で依頼します。

例文：

件名：レポート再送のお願い（○○大学 ○○学部山田太郎）
○○先生
お世話になっております。○○大学○○学部1年の山田太郎です。
先ほど送付したレポートに不備があった可能性があるため、改めて添付いたします。お手数ですがご確認ください。
ファイル名：経済学概論_レポート_山田太郎.pdf
よろしくお願いいたします。